BOOK FOREDRAG
KURS
WORKSHOP
SEMINAR
ORGANISASJONSRÅDGIVNING

Situasjonsforståelse avgjørende i kriser

 – Om du står på broen på Helge Ingstad eller er leder i en virksomhet, er den største utfordringen i en krisesituasjon at vi sjelden forstår at vi står i en krise.

Intervju med Dataforeningen

Krisehåndtering handler ikke lenger om å ha en sikkerhetssjef, men om å forstå hvordan stress i krisesituasjoner påvirker det enkelte individ, slår Ole Andre Bråten, kriseforsker og organisasjon- og lederrådgiver fast.

Ole André Bråten er en erfaren organisasjons- og lederrådgiver med 25 års erfaring fra krisehåndtering, nasjonalt og internasjonalt – og et stort engasjement for teknologi. Bråten har bakgrunn fra militæret og politiet, og har utgitt bøker innen krisehåndtering.

Under konferansen DND2023 presenterte han den rivende utviklingen innen krisehåndteringsfaget og 9 teknologikriser vi alle må være forberedt på – for hver av krisene representerer også unike muligheter for et bærekraftig, tryggere samfunn.

 – Under pandemien så vi hvor viktig teknologi er for å håndtere kriser.

Få hadde erfaring med å jobbe digitalt, men teknologien hjalp oss til å opprettholde aktivitet gjennom krisen. Nå står vi i stadig mer krevende situasjoner, med krig i Europa og utfordringer rundt cybersikkerhet. Samtidig har teknologien blitt ekstremt god og tilgjengelig, og ved å bruke teknologien kan vi bli bedre til å håndtere kriser, sier Bråten.

Den menneskelige faktor

– Vi må ha fokus på hvordan krisene påvirker oss som mennesker. Når en krisesituasjon oppstår, går ting veldig fort. Det medfører et psykologisk stress som gjør at vi ikke lenger skjønner hvordan vi skal tenke.

Det perseptuelle forsvaret setter inn; pulsen øker, tunnelsynet kommer, og det er vanskelig på forhånd å forstå hva denne effekten gjør med oss. Når hjernen slutter å fungere rasjonelt unngår vi å forholde oss til tegn som burde fortelle oss at vi er i en krise. Handlingsplanen vi har laget blir ikke utført.

Situasjonsforståelse uteblir.

«Høypålitelige organisasjoner har fokus på enkeltindividene som står i krisene»

Krisereaksjonen er den samme som kan inntreffe for en ledergruppe som får beskjed om at all data er slettet, som for en enkeltperson som med ett befinner seg i en kritisk situasjon. Et viktig spørsmål er derfor hvordan virksomheter kan sette ledere og ansatte i stand til å ta de vanskelige beslutningene i en krise?

Løfte frem medarbeiderskap og mestring

– Det er viktig å trene ledere og ansatte for å håndtere kriser, og VR-teknologi har fått en rolle her.

I mange tilfeller har man imidlertid matet VR-briller med innhold, og tenkt lite på hvordan mennesker fungerer. God bruk av VR-teknologi hjelper oss til å oppøve «erfaring» i situasjoner, og til å handle riktig når situasjoner oppstår. Innen kognitiv psykologi vet man mye om hvordan hjernen fungerer, og teknologi i treningen innebærer å skape samspill mellom teknologi, sikkerhet og mennesker, sier Bråten.

«Virksomheter som klarer å «vaksinere» ansatte mot stresspåvirkning kan oppnå så mye som 70 % bedring i stresshåndtering»

– Hvis vi mater inn mange bilder av forferdelige hendelser oppnår vi bare å bli redde. I stedet er det viktig å lage simuleringssystemer som programmerer hjernen slik at den klarer å forstå hvordan den skal handle i en krise. Dette gjøres ved å mate inn et handlingsmønster som hindrer tunnelsyn og redusert kognitiv kapasitet. Resultatet er høy situasjonsforståelse og bedre evne til beslutningshåndtering.

Det bidrar til mer oversikt og skaper mer kontroll i uoversiktlige situasjoner. De som legger inn trening på dette, får ansatte med høyt refleksjonsnivå.

– Høypålitelige organisasjoner har fokus på enkeltindividene som står i krisene.

Jo mer jeg forsker på temaet, jo mer erfarer jeg at krisehåndtering handler om individuelle reaksjoner på å stå i en krise. Virksomheter som klarer å «vaksinere» ansatte mot stresspåvirkning kan oppnå så mye som 70 % bedring i stresshåndtering. Med teknologi kan dette økes ytterligere.

Endring i sikkerhetstenkningen

– Det har skjedd en endring i hvordan vi tenker sikkerhet. Et mer sammensatt trusselbilde krever at virksomheter har en liten krisehub som sikrer at ledelsen får innspill. Hvilken informasjon som er tilgjengelig vil bety mye for hvordan trusler oppleves og håndteres.

Bråten mener sikkerhetsarbeid som ikke skaper medarbeiderskap kan bli oppfattet negativt, og at ansatte som får kjeft dersom de glemmer å låse PC-en vil kvie seg for å rapportere avvik.

– Sikkerhet handler i dag mye om innovasjon, ikke compliance.

For å få de ansatte til å være oppmerksomme på potensielle kriser og ta ansvar for å avviksrapportering, er åpenhet og transparens fra ledergruppen viktig, sier Bråten, og legger til at han ikke har opplevd den åpenheten, viljen og evnen til å delta og løfte frem andres syn som han ser innenfor IT-bransjen andre steder.

Øke fokus på fremtidige utfordringer

– Vi skiller gjerne mellom ulike sikkerhetsutfordringer.Villede handlinger, såkalte security-hendelser som krig og cyberangrep, safety-hendelser som brann og pandemi, og virksomhetskriser, som påvirker driften av organisasjonen. Imidlertid benyttes det ofte veldig enkle systemer for krisehåndtering, og de benyttes ofte ikke fullt ut. Vi har for liten forståelse for hvordan teknologi kan sette oss i stand til å håndtere kriser på en bedre måte, sier Bråten.

Klarer vi å fange opp de krisene som er aktuelle for vår virksomhet?

Sikkerhet anses ofte som et nødvendig onde, men samtidig er det i skjæringspunktet mellom trusler og organisasjonens verdier at sikkerhet blir viktig.

Det er derfor viktig å starte med analyser og bruke tid på å identifisere hvilke trusler virksomheten står overfor.